PRIVACYVERKLARING STUDIO VANDAAN

Datum: 9 juni 2020

Introductie: Wat is de AVG?

Op 25 mei 2018 is de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR) in werking getreden. Omdat Nederland deel is van de EU en er op Europees niveau een nieuwe standaard is gekomen, is dit van invloed op de Nederlandse wetgeving omtrent privacy. Het doel van de nieuwe AVG wet is om de privacy van burgers te beschermen ook in de huidige tijd waarin de risico’s op het lekken van persoonlijke gegevens veel groter is geworden sinds de komst van het internet. De wet is er dus voor om te voorkomen dat er (commercieel) misbruik gemaakt wordt van persoonsgegevens. Onder andere een naam, emailadres, huisadres en bankgegevens, zijn persoonsgegevens.

Bij studio Vandaan wordt om jouw persoonsgegevens gevraagd wanneer je je aanmeldt voor onze lessen, workshops of activiteiten via ons online inschrijf- en betaalsysteem ‘Virtuagym’, wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief via de website of via een link, en als je les-credits of een product in onze shop koopt.

Deze privacyverklaring is ervoor bedoeld om je op de hoogte te brengen wat er met jouw persoonsgegevens gebeurt nadat je je hebt aangemeld bij ons, of nadat je iets hebt gekocht. In onze privacyverklaring vertellen we je welke persoonlijke gegevens we verzamelen, waarom we dit doen en hoe dit gebeurt, maar ook wie er toegang heeft tot jouw gegevens. Bovendien vertellen we je hierin hoe we maatregelen nemen om misbruik van je gegevens te voorkomen en hoe lang we de gegevens bewaren.

Waarom hebben we persoonsgegevens nodig van jou als klant?

Als yogadocenten hebben we specifieke persoonsgegevens (zoals je naam, mailadres en eventueel je telefoonnummer) nodig om jou als klant les te kunnen geven en overige diensten te kunnen verlenen (zoals privélessen, massages en retraites) en om met je in contact te kunnen komen als er een les niet doorgaat, we het schema wijzigen of er iets mis is met je strippen(kaart). Bovendien kan je bij ons uitsluitend online, via IDEAL, betalen, wat betekent dat we via het inschrijf & betaalsysteem Virtuagym en haar partner Mollie, automatisch je bankgegevens en adres ontvangen om de betalingen te kunnen registreren en facturen te kunnen opmaken.

Bovendien worden facturen, betalingen en klantgegevens maandelijks ingevoerd in het boekhoudsysteem ‘Acumulus’ wat het mogelijk maakt voor ons om aan de administratieve vereisten te voldoen die de Nederlandse wetgeving en de Belastingdienst aan ons stelt v.w.b de BTW-aangifte en het laten opstellen van de jaarrekening door onze boekhouder.

Ook informatie over bijvoorbeeld fysieke problemen of andere gezondheidsklachten kunnen belangrijk zijn voor onze docenten en maakt het mogelijk om ons werk goed te kunnen doen en om jou als klant veilig te houden in de lessen.

Welke gegevens bewaren we?

De (persoons)gegevens die we van je opslaan kunnen zijn:

Gezondheid

Informatie over jouw mogelijke fysieke gezondheidsklachten zijn belangrijk voor onze docentes. Als we weten dat je klachten hebt maakt dit het mogelijk om ons werk goed te kunnen uitvoeren en om jou als klant veilig te houden in de lessen, zeker en juist als je zwanger bent. Met deze persoonlijke informatie gaan we altijd vertrouwelijk om en wordt nooit gedeeld met partijen buiten onze yogastudio. Bovendien ben je nooit verplicht gezondheidsklachten te delen met ons en heb je alle recht om deze voor je te houden. Maar, om je de juiste oefeningen te kunnen geven en rekening met je te kunnen houden in de les, raden we het altijd aan om je docente wel op de hoogte te stellen van eventuele klachten die je hebt.

 

AANMELDEN & BETALEN VIA FITMANAGER

Om je te kunnen aanmelden voor onze lessen en activiteiten heb je een account nodig bij ‘Virtuagym’, een applicatie die zorgdraagt voor ons online inschrijf & betaalsysteem. Je wordt door middel van een online formulier op een beveiligd gedeelte van de Virtuagym website gevraagd om je voornaam, achternaam, je geboortedatum, je telefoonnummer en je e-mailadres in te vullen. De velden voor je voor- en achternaam en je e-mailadres zijn verplicht, de rest is optioneel. Het veld voor het e-mailadres is essentieel om je de startinformatie over de lessen toe te sturen en de bevestigingen van je reserveringen en betalingen te kunnen sturen. Bovendien kunnen we je op je e-mailadres bereiken als er een les geannuleerd wordt of als we een vraag voor je hebben. Zonder e-mailadres is dat niet mogelijk en kan het zijn dat je voor een dichte deur staat of niet op de hoogte bent van belangrijke wijzigingen in het schema. De velden voor je voor- en achternaam worden gebruikt voor onze klanten-en facturenadministratie en voor de betalingen die via IDEAL plaatsvinden. Optioneel kan je het gedeelte voor je telefoonnummer openlaten maar het is erg fijn voor ons om je telefoonnummer te hebben zodat we snel contact met je op kunnen nemen mocht er iets onverwachts gebeuren, zoals het uitvallen van een les waarvoor je bent ingeschreven.

Wanneer je (ook eenmalig) een product of les bij ons koopt via onze website of de shop in de Virtuagym-app, vragen we je naam, achternaam en e-mailadres, als ook adres- en bankgegevens om de betaling en eventuele verzending van het product mogelijk te maken. Omdat je online betaalt voor onze diensten en producten, zijn we volgens de Nederlandse belastingdienst verplicht jouw persoons-, aankoop-, factuur- en bankgegevens in onze administratie te registreren. Dit doen we in ons online boekhoudsysteem ‘Acumulus’. Hieronder lees je daar meer over.

 

STUDIO VANDAAN – NIEUWSBRIEF

Maandelijks versturen we een nieuwsbrief naar onze betalende klanten om hen op de hoogte te houden van nieuwe lessen, wijzigingen in het schema en nieuwe activiteiten. Binnen de AVG is het verzenden van commerciële e-mails alleen toegestaan naar contacten waar wij als studio óf expliciet toestemming van hebben gekregen (doordat je je bewust hebt aangemeld voor de nieuwsbrief) óf waar we een betaalrelatie mee hebben: je volgt dus lessen of activiteiten bij ons, of je hebt recentelijk lessen gevolgd en je hebt ons hiervoor betaald.

Aanmelden voor de studio Vandaan nieuwsbrief

Op de homepage vind je een (opt-in) formulier waarmee je jezelf kunt aanmelden voor de studio Vandaan nieuwsbrief. Dit formulier wordt alleen gebruikt voor de aanmelding voor onze maandelijkse nieuwsbrief. Er wordt in het formulier gevraagd om je voornaam, je achternaam en je e-mailadres. Het e-mailadres wordt gebruikt om de bevestiging van je aanmelding te versturen en je vragen dit nogmaals te bevestigen, en vervolgens om maandelijks de nieuwsbrief naar je te verzenden en bij uitzondering een extra informatiemail te sturen als het yogaschema plotseling bijvoorbeeld. Je voor- en achternaam worden gebruikt om de nieuwsbrief te personaliseren. Je kan je altijd afmelden voor de nieuwsbrief via de link onderaan de nieuwsbrief, of met een mail naar [email protected] met in het onderwerp: “Afmelden svp”.


Versleutelde verzending

De gegevens die je invult om je account aan te maken bij Virtuagym worden versleuteld verzonden naar de Virtuagym website en naar ons eigen e-mailadres ([email protected] ) zodat we weten dat je je als nieuwe klant hebt aangemeld.

De gegevens die je in het nieuwsbriefformulier op de homepagina van onze website invult worden versleuteld verzonden naar de website van Mail Chimp waar je wordt toegevoegd aan de mailinglijst van deze nieuwsbrief, zodat we je de nieuwsbrief kunnen toesturen.

De websites van zowel Virtuagym als Mail Chimp zijn beveiligd met een zogenaamd ‘SSL-certificaat’ zodat gegevens veilig kunnen worden ingevuld. Of deze naar behoren werkt kun je zien aan het groene slotje voor de URL in je browser. Je ziet daar ook in het groen het woord ‘Veilig’ staan.

GEBRUIK VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS

De persoonsgegevens die je invult bij je aanmelding voor lessen bij Studio Vandaan (via Virtuagym) worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. het aanmaken van jouw eigen Virtuagym account zodat je je zelf kan inschrijven voor de lessen
  2. het mogelijk maken van IDEAL betalingen via Fitmanager
  3. om in contact met je te kunnen komen als dat nodig is
  4. om je een eerste welkomsmail te sturen met belangrijke informatie over de lessen en onze locaties
  5. om je maandelijks onze nieuwsbrief toe te sturen
  6. om te voldoen aan de administratie-eisen die de Nederlandse belastingdienst aan ons stelt tbv de BTW-administratie en de Jaarrekening.

Wat van groot belang is om te weten voor jou als klant is dat we verklaren dat elke vorm van doorverkoop of beschikbaarstelling van onze klantgegevens voor commerciële, statistische of wetenschappelijke doeleinden aan derden onvoorwaardelijk is uitgesloten en elk verzoek van derden om gericht aanbiedingen te doen aan onze klanten, onvoorwaardelijk wordt afgewezen. Bovendien worden jouw gegevens nooit doorgegeven aan (commerciële) derde partijen anders dan Virtuagym of Acumulus, noch voor een ander doel dan het administratieve doel, het mogelijk maken van online betalingen en het bijhouden van studio Vandaans financiële administratie.

OPSLAG VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS

Wanneer je je account activeert bij Virtuagym (om vervolgens lessen bij studio Vandaan te kunnen volgen), ontvangen we een kopie van je aanmelding op [email protected] zodat we weten dat je nieuw in de lessen komt. Je ontvangt zelf ook een bevestiging van je account en de instructie om in te loggen en je gegevens eventueel te wijzigen. Je naam en e-mailadres worden door Virtuagym bewaard in je eigen account. Dit account kan je altijd zelf wijzigen door in te loggen met jouw emailadres en je zelf gekozen wachtwoord.

Na je aanmelding slaan we je naam en e-mailadres op in een met een wachtwoord beveiligd Excel-bestand op een lokale en met een wachtwoord beveiligde computer zodat we snel met je in contact kunnen treden mocht dat nodig zijn, en je mee kunnen nemen in de voor jou toepasselijke nieuwsbrief (specifiek voor Zwangerschapsyoga bijvoorbeeld). Op verzoek kunnen we je gegevens uit deze lijst verwijderen.

Na het beëindigen van je abonnement of strippenkaart kunnen we op verzoek en op ieder gewenst moment je account bij Virtuagym verwijderen en uit onze lokale administratie verwijderen. Je account bij Virtuagym wordt uiterlijk 12 maanden na het beëindigen van je abonnement of het verlopen van je strippenkaart automatisch verwijderd en je persoonsgegevens worden dan uit onze lokale administratie gewist.

De volgende gegevens worden niet gewist: de facturen die aan jou als klant zijn verstrekt voor het volgen van lessen of de aankoop van onze producten of diensten en de persoonsgegevens die daar op staan en in onze financiële administratie (via Acumulus) zijn opgenomen Deze facturen moeten van rechtswege voor mogelijke controles van de Belastingdienst, 7 jaar bewaard blijven.

Het aanmeldformulier voor onze nieuwsbrief is gemaakt met behulp van een Mail Chimp plugin. Je naam en mailadres worden opgeslagen in de database van de beveiligde website van Mail Chimp en komen te staan in een online lijst die alleen bevoegde medewerkers van studio Vandaan kunnen inzien.

 

JE PERSOONSGEGEVENS INZIEN, WIJZIGEN OF VERWIJDEREN

Je mag op ieder moment jouw gegevens inzien zoals ze in Fitmanager zijn opgenomen en bij ons lokaal zijn opgeslagen. Je gegevens in je account kan je altijd zelf wijzigen via je account bij Virtuagym en/of via een mail aan ons.

Na het beëindigen van je abonnement of strippenkaart kunnen we op verzoek en op ieder gewenst moment je account bij wijzigen verwijderen en je gegevens van onze mailserver en uit lokale administratie verwijderen. Bovendien kan je je zelf ieder gewenst moment uitschrijven uit onze nieuwsbrief via de link onderaan de nieuwsbrief of door ons te mailen met dit verzoek op [email protected].

JE RECHTEN ALS EINDGEBRUIKER BIJ VIRTUAGYM

Virtuagym laat ons het volgende weten in hun Privacy Verklaring [In dit geval zijn wij, als studio Vandaan “de klant” en jij bent “de eindgebruiker”]:

“Als Eindgebruiker hebt u volgens de wet het recht op: I) het verzoeken om toegang tot uw Persoonlijke Informatie, II) het verzoeken om correctie van de Persoonlijke Informatie die wij Verwerken, III) het verzoeken om verwijdering van uw Persoonlijke Informatie, IV) het bezwaar maken tegen Verwerking van uw Persoonlijke Informatie, V) het verzoeken om beperking van de Verwerking van uw Persoonlijke Informatie, VI) het verzoeken om een kopie van uw persoonlijke Informatie VII) het intrekken van eerder gegeven toestemming om uw Persoonsgegevens te gebruiken.

Houd er rekening mee dat weigering tot het delen van Informatie, gegevenscorrecties, verwijdering van Informatie, het bezwaar maken tegen Verwerking, het beperken van de Verwerking en het intrekken van eerder gegeven toestemming de toegang tot functionaliteiten van de Service en onze andere diensten, zoals ondersteuning en marketingactiviteiten geheel of gedeeltelijk kunnen verminderen.

Het uitvoeren van uw rechten

Beslis a.u.b. zorgvuldig welke van de onderstaande situaties op u van toepassing is. Beide situaties kunnen op u van toepassing zijn.

Bij het uitoefenen van een van uw rechten, maar ook bij elke andere interactie, kunnen wij specifieke Informatie of acties van u verlangen om uw identiteit te bevestigen. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat Persoonlijke Informatie niet wordt verstrekt aan een persoon die geen recht heeft om uw Persoonlijke Informatie te ontvangen.”

PERSONEN DIE JOUW PERSOONSGEGEVENS KUNNEN INZIEN

De personen die de persoonsgegevens van onze klanten (te weten voor-en achternaam, e-mailadres, en als je het hebt ingevuld, je telefoonnummer) kunnen inzien zijn Danielle van Grieken (eigenaresse studio Vandaan), administratief medewerker Nadine Arendsen en de docenten van het docententeam van studio Vandaan via hun docentenaccount in Virtuagym. Doordat onze docentes toegang hebben tot je naam, mailadres en evt. telefoonnummer, kunnen we zien wie er in onze lessen zijn ingeschreven en kunnen we je bereiken als een les onverhoeds geannuleerd of verplaatst wordt.

Nadine Arendsen die onze marketing verzorgt en de nieuwsbrieven voor ons bouwt, heeft toegang tot de studio Vandaan mail-lijsten in Mail Chimp die uitsluitend namen en e-mailadressen bevatten.

Bovendien hebben de boekhouders van Houvast Winst & Cijfers (te Ede) toegang tot ons boekhoudsysteem Acumulus en kunnen de namen, e-mailadressen, adres- en betaalgegevens, en facturen inclusief gekochte producten, van onze klanten inzien om zo financiële controles te kunnen uitvoeren.

Inzage in administratie

Bepaalde organisaties zoals de belastingdienst of de politie kunnen een wettig verzoek doen tot inzage in onze administratie voor een controle van de boekhouding.


PARTNERS WAARMEE WE WERKEN

Virtuagym

Om de online inschrijving en betaling van onze lessen en activiteiten mogelijk te maken werkt studio vandaan met de online registratie en betaalapplicatie genaamd ‘Virtuagym’ (https://business.virtuagym.com/). Virtuagym hanteert haar eigen privacyverklaring.

Als studio zijn wij klant van ‘Virtuagym’ en gebruiken we de software om onze eigen gegevens en de persoonsgegevens van onze klanten (de eindgebruikers) in op te slaan. Virtuagym registreert de persoonsgegevens (zoals naam, e-mailadres en eventueel je telefoonnummer) in jouw eigen account zodra je je aanmeldt voor lessen bij studio Vandaan. Bovendien worden in jouw ‘Virtuagym’ account je lesreserveringen, jouw aankopen, de betaaldata en jouw facturen gegenereerd en bewaard. Dit account is beveiligd met het door jou als klant ingestelde wachtwoord wat niet door ons is in te zien.

Je persoonsgegevens kan je ten allen tijde inzien en zelf wijzigen via je ‘Virtuagym’ account. Als je via IDEAL betalingen aan ons verricht, worden ook je naw-gegevens als ook je bankrekening (IBAN) en de gegevens van je aankoop, geregistreerd in Virtuagym om de factuur te kunnen opmaken.

Mollie

Virtuagym werkt samen met de betaalintermediair en financiële instelling ‘Mollie’ om IDEAL betalingen te verwerken. Als je via IDEAL betalingen aan ons verricht, worden je naw-gegevens als ook je bankrekening (IBAN) en de gegevens van je aankoop en factuur geregistreerd bij Mollie. Mollie hanteert haar eigen privacyverklaring.

Boekhouding: Acumulus

Voor onze financiële boekhouding maakt studio Vandaag gebruik van het online boekhoudapplicatie ‘Acumulus’ van SIEL (www.siel.nl/acumulus). De volgende persoonsgegevens van onze betalende klanten worden ieder kwartaal in Acumulus ingevoerd: naw-gegevens van onze klanten, gekocht product(en), factuurgegevens en de betaaldatum. Het doel van deze gegevensinvoer is als volgt:

  1. het als bedrijf kunnen voldoen aan de administratieve eisen van de belastingdienst.
  2. Het als bedrijf kunnen opstellen van rapportages zoals de aangifte omzetbelasting, en het opmaken van de jaarlijkse verlies- en winstrekening en de balans.

Hoe SIEL omgaat met je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens die wij in Acumulus invoeren, vermeldt SIEL in hun eigen privacyverklaring. Wat van groot belang is voor jou als klant is dat SIEL verklaart geen bewerking en/of analyse uit te voeren van de gegevens zonder instemming en medeweten en niet buiten het zicht van ons als gebruiker van Acumulus om, en alle data van studio Vandaan dient alleen ten behoeve van onze eigen administratie alsook van de administratie van SIEL om ons correct te kunnen factureren.

SIEL geeft aan dat de Acumulus applicatie wordt gehost op eigen servers in een beveiligd Nederlands datacenter en er geen gebruik gemaakt wordt van buitenlandse proprietaire cloud-software en/of opslag om elke vorm van (heimelijke) inzage door (buitenlandse) overheden en/of grote softwarebedrijven te voorkomen.

GOOGLE ANALYTICS

Om een goede, duidelijke en relevante website te maken is het van belang dat de we als eigenaar van de website weten welke pagina’s onze bezoekers op de site bezoeken en hoe lang zij op de pagina blijven. Studio Vandaan analyseert deze gegevens niet om je producten te verkopen of om je advertenties te laten zien, maar om erachter te komen op welke plekken de site verbeterd kan worden. Voor het analyseren van deze gegevens gebruiken we Analytics van Google. Analytics laadt hiervoor twee analytische cookies op de harde schijf van je PC. Je kunt beide cookies echter te allen tijde zelf van je harde schijf verwijderen door de cache van je browser te legen.

In Google Analytics zijn de volgende aanpassingen gedaan zodat jouw persoonsgegevens niet door Google gebruikt mogen worden.

WIJZIGEN IN ONZE PRIVACYVERKLARING

Wanneer er wijzigingen optreden in deze privacyverklaring stellen we je hiervan via de mail op de hoogte met onze nieuwsbrief. De meest recente versie is te alle tijde te vinden op de website, in de footer en onder ‘Over Ons’.

Voor resterende vragen, opmerkingen of het inzien van de gegevens die we van je hebben opgeslagen kan je contact opnemen met Danielle van Grieken, eigenaresse van studio Vandaan.

Danielle van Grieken

Telefoon: 06-41368389

Mail: [email protected]

Website: www.studiovandaan.nl